Ключевое правило надежной системы планирования

Создание своей работающей системы планирования - это путь. Он состоит из множества разных этапов. Каким должен быть первый шаг на этом пути? Раньше я бы сказала: аудит, оценка вашей текущей ситуации, той самой пресловутой точки А. Но недавно мое мнение изменилось.

Залог успешной и эффективной системы - это регулярная работа с ней. Планерки, сверки, совещания - называть можно по-разному, но суть остается одной и той же. Речь идет о времени, которое вы регулярно посвящаете тому, чтобы подвести итоги и наметить следующие шаги. Именно с этого и нужно начинать.

Планерки - это скучно…

Само слово может, наверное, вызвать у кого-то дискомфорт и даже отторжение. Особенно, если вы работали в крупных организациях, где планерки были бессмысленной и беспощадной тратой драгоценного времени. У меня такой опыт был. Правда, к словам “планерка” и “совещание” я по-прежнему отношусь позитивно. Если же на вас они нагоняют тоску, их вполне можно заменить чем-то более приятным: сессия планирования, стратегическая сессия, еженедельный обзор и т.п.

Почему регулярные сессии планирования - это так важно?

У вас может быть самое лучшее в мире приложение или идеально оформленный блокнот по системе Bullet Journal. К сожалению, все это само по себе не гарантирует вам порядка в делах.

Именно регулярные сверки:

помогают держать фокус на важном
позволяют поддерживать систему в рабочем состоянии
позволяют регулярно избавляться от всего, потерявшего актуальность
дают возможность видеть картину целиком и не закапываться в рутине
создают приятное ощущение ясности и порядка

В результате, вы будете уверены, что всегда можете положиться на свою систему. Это освободит вашу голову от хаоса, который отнимает силы и настроение.

Как часто проводить такие личные планерки

Оптимальная периодичность - раз в неделю. Реже - теряется фокус. Чаще, в принципе, возможно, но важно, чтобы это не превратилось в одну из форм прокрастинации. Если вы только начинаете, попробуйте именно еженедельные сессии планирования, и уже на опыте решите: подходит это вам или нет.

Какой конкретно выбрать день - во многом зависит от ваших обстоятельств. Наиболее популярные варианты: вечер пятницы, воскресенье или утро понедельника. Я сама люблю вариант с воскресеньем. Это позволяет мне войти в новую неделю с ясной головой и задает отличный настрой понедельнику.

Вполне возможно, что сразу подобрать идеальный вариант вам не удастся. Это абсолютно нормально. Самое главное - начать. Постепенно вы поймете, когда именно вам удобно посвящать время планированию.

Как сделать планирования процесс проще

Создайте себе шаблон или чек-лист.

Пусть это всего несколько ключевых пунктов или вопросов, по которым вы будете проходиться в рамках такой индивидуальной планерки. Это избавит вас от раздумий, с чего же начать в этот раз.

Мне нравится делать такую сверку по сферам: работа, дом, семья, саморазвитие и т.п. По каждой сфере я фиксирую, что сделано, что не сделано, что нужно сделать на предстоящей неделе. При этом стараюсь держать в фокусе большие цели по каждому направлению.

Зафиксируйте время таких регулярных планерок в календаре.

Это может быть бумажный календарь у вас на стене или любой электронный вариант, например, Google Календарь. Второй вариант хорош тем, что можно установить напоминание и даже не одно. На начальных этапах, когда вы еще только внедряете привычку к регулярным планеркам, это может отлично помочь не сойти с дистанции.

ВАЖНО! Относитесь к этому времени как к назначенной встрече с важным партнером.

Ограничивайте время, отведенное для таких сессий планирования.

Закономерность тут простая: чем чаще проходят планерки, тем короче они должны быть. Точного рецепта нет, каждый находит свой. Если говорить о еженедельном варианте, то тут я бы рекомендовала выделять не менее 15 минут, но не более часа.

Как сделать процесс планирование приятнее

Используйте материалы и инструменты, которые вам нравятся.

Это может быть специальное приложение, любимый блокнот и ручка, планшет со стилусом. Или же просто отдельные листы, которые вы потом складываете в специальную папку. Инвестируйте немного времени в то, чтобы попробовать разные приемы и найти тот, который вам больше по душе. Если удобство и эстетика важны для вас, то это время потом окупится многократно.

Создайте вокруг процесса планирования какие приятные традиции.

Не обязательно изобретать для этого что-то сложное. Порой достаточно налить какой-то особенный сорт чая в любимую кружку или зажечь душистую свечу. Эти простые действия будет со временем автоматически настраивать вас на нужный лад.

Выбирайте комфортное место.

Где вам легче всего сосредоточиться и настроиться на стратегический лад? Может быть, это ваш рабочий стол или любимое кресло. А может быть, вы будете заниматься планированием по пятницам в любимом кафе. Главное, чтобы это было место, где вас никто и ничего не будет отвлекать. Если вы делаете это дома, договоритесь с близкими, что эти 15 минут вы для них недоступны - у вас совещание. Если же договориться никак не получается, попробуйте делать это утром или вечером, когда все спят.

С чего же начать создавать свою систему планирования

Итак, вот три простых шага, которые можно сделать прямо сейчас:

Добавьте в календарь свою первую планерку и установите напоминание.
Заготовьте блокнот и ручку или простые листы бумаги в папке и положите их на видном месте. Если вы уже знаете, что вам удобнее планировать в электронном виде, вынесите нужное приложение на первый экран телефона/планшета или в основное меню вашего компьютера.
Прямо в блокноте или выбранном приложении напишите краткий чек-лист, по которому вы будете проводить свою сессию планирования. Когда это время наступит, вам уже не нужно будет начинать с чистого листа.

ВАЖНО! Старайтесь ничего не усложнять на старте, упрощайте все, что можно упростить. Развить и усовершенствовать свою систему вы всегда успеете. Сейчас самое главное - заложить основу ее стабильной работы.

Сохраняйте этот материал, чтобы всегда иметь возможность к нему вернуться. А если вам нужна помощь в создании своей системы, вы хотите сделать это быстрее и эффективнее - приходите на консультацию. Там мы вместе подберем оптимальные для вас инструменты и настроим все так, чтобы работать было легко и удобно.